8 Passos para a Sua Empresa Nunca Mais Adiar um Projeto Importante

Panda a dormir numa árvore

Por Jayme Kopke

Acontece com os indivíduos e aposto que também na sua empresa: alguém tem uma ideia, você decide que é boa e que deve avançar. Mas depois adia, adia, adia… Muitos projetos morrem assim, e com eles as ambições de crescimento de muitas empresas. Também é o caso na sua? Então descubra neste artigo os 8 Passos para a Sua Empresa Nunca Mais Adiar um Projeto Importante.

Em muitas empresas com quem tenho lidado esta é uma história que se repete.

Alguém no marketing sentiu que há um problema a resolver, ou uma oportunidade para levar a marca a um patamar diferente.

Clientes da Hamlet

Estes são alguns dos clientes que têm pedido soluções de comunicação de marketing à Hamlet. Veja aqui parte dos trabalhos que fizemos para eles. E como podemos ajudar a sua empresa também.

Vai daí, pede à Hamlet (mas podia ser a outro parceiro qualquer) uma proposta de solução. Nós apresentamos um caminho e o decisor concorda. Pensou no assunto e faz todo o sentido. Por isso…

“Falamos daqui a uns meses”.

Como?

“Vamos ter de esperar um pouco”.
“Não estão reunidas as condições”.
“Ainda não conseguimos dar prioridade”.

Quando ouço uma resposta assim, já sei o que vai acontecer ao projeto. R.I.P.

Mas já não fico surpreendido. Sei que, na maior parte das empresas, adiar é uma doença endémica, que faz muitos estragos. E é difícil combater.

E percebe-se porquê. Se pegar em qualquer livro de desenvolvimento pessoal, especialmente se for voltado para os negócios, o tópico “Combater o vício de adiar” é infalível. Enquanto indivíduos, todos sabemos que temos de vencê-lo, se queremos que alguma coisa mude na nossa vida.

Nas organizações, que são feitas de indivíduos, como poderia não haver o mesmo mau hábito? Só que ainda mais teimoso, por juntar as desculpas e racionalizações de muita gente.

Tão mau para as empresas como para si

Quando o vício de adiar está presente, o problema não são só os projetos que a empresa deixa de realizar. É a sua própria capacidade de iniciativa que fica ferida de morte.

Cada vez que deixa para depois algo que decidiu fazer, deixa também que vá crescendo a ideia de que o projeto é difícil, longínquo, impossível. Acessível a outros, mas não a si.

Na realidade, a razão pela qual ele não se realiza é que você não dá o primeiro passo. Mas, na sua cabeça, cada projeto que não acontece reforça a crença numa espécie de fatalidade. Você e a empresa seriam, de alguma forma, menos: menos ousados, menos criativos, menos empreendedores, menos visionários, menos capazes.

E esta é daquelas profecias que se auto-realizam. Se você e os seus colegas acreditam que “não conseguir” está no seu ADN, que motivação têm para tentar?

Mas há uma boa notícia. Se este é um hábito de que os indivíduos se podem curar, as empresas também podem. Vamos ver como?

Adiar, nunca mais: como livrar a sua empresa do vício

Nas pessoas como nas empresas, adiar pode ser simplesmente um mau hábito – algo que um dia se instalou, porque fomos deixando. E porque nós, seres humanos, somos seres de hábitos.

A sua comunicação digital é eficaz?Também pode ser uma estratégia de auto-sabotagem, com motivações psicológicas complexas e inconscientes.

O problema é que se, para deixar de adiar, for preciso analisar e desmontar esses mecanismos inconscientes, esqueça. Seria mais um projeto a ir para a gaveta, à espera de melhores dias.

Felizmente há um caminho mais simples. Em vez de começar pela psicologia, esperando que uma nova atitude altere a sua forma de agir, faça o contrário: mude a forma de agir, e a atitude mudará em seguida. É garantido.

Mas, para isto funcionar, há uma condição. Tem de começar hoje.

O segredo para começar – e não parar

Nas empresas, como nos indivíduos, a única maneira de combater o vício de adiar é… não adiar esse combate. É preciso começar. Já.

Parece óbvio? Mas é porque é mesmo.

Qualquer que seja o projeto que a sua empresa tenha na prateleira, se já decidiu que é importante e tem de ser feito, tire-o de lá e comece hoje.

Mas como, se justamente a dificuldade de começar é o que torna o hábito de adiar tão resistente? Se fosse fácil já o tínhamos feito, não?

É verdade. O segredo, então, é tornar o próprio projeto fácil. Ou, pelo menos, por tornar simples – ridiculamente simples – o primeiro passo.

Quando um decisor adia um projeto porque “não estão reunidas as condições”, provavelmente tem razão – se for para realizar o projeto inteiro.

Mas se for, por exemplo, para pôr no papel um plano sumário do que quer fazer, listar os recursos necessários e os disponíveis – será que as condições não existem?

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Claro que existem: só é preciso uma folha de papel e uma caneta.

E como é tão simples, ao fim de 5 minutos o primeiro passo já está. Agora só falta dar o segundo, que pode ser tão simples como o primeiro. Por exemplo, completar esse plano com um calendário.

Calendário que deve ser realista, mas feito de maneira que o projeto nunca pare.

Isto significa que deve ter prazos curtos, etapas simples e atribuições de tarefas claras, para que cada pessoa envolvida saiba exatamente o que tem a fazer. E, mais uma vez, essas tarefas devem ser, tanto quanto possível, muito fáceis. Assim ninguém tem desculpa para adiar.

Planeado dessa maneira, um projeto que parecia imenso e complicado torna-se uma sucessão de passinhos e microetapas fáceis de cumprir.

Nem é preciso dizer que cada etapa vencida traz uma sensação positiva, que aumenta a motivação para dar o próximo passinho. E assim, o projeto foi posto em andamento. Agora é só garantir que, depois disso, não pára.

Começar pequeno

Partir o projeto em pequenos passos é uma das maneiras de facilitar o começo. Mas há outra forma de aplicar o mesmo princípio: é reduzir o próprio projeto, começando por uma versão muito simplificada do que se quer fazer.

Aqui na Hamlet, por exemplo, andávamos há anos com a ideia de fazer vídeos regulares para comunicar com as nossas audiências.

Cada vez que pensávamos nisso concordávamos que sim, era importante, e que o íamos fazer. Um dia.

Quando houvesse tempo para comprar um microfone e uma câmera boa. Quando conseguíssemos estudar como se faz um vídeo para a internet como deve ser. Quando houvesse uma brecha no planeamento semanal para escrever os guiões, e ensaiar, e etcétera, etcétera, etcétera.

Claro que, como esse tempo nunca surgia, a ideia foi transitando de semana para semana. Da última vez que contei, tinham passado 4 anos!

Até que um dia decidimos, simplesmente, começar – mesmo sem ter a câmara, o microfone, a iluminação, os guiões e o tempo. Seria uma ideia na cabeça, um smartphone na mão, e ação.

Como descobrir se a sua comunicação digital é eficaz

A sua comunicação digital está a trazer-lhe retorno? Assista ao último vídeo que publicámos e descubra a ferramenta gratuita que a Hamlet criou para ajudar a sua empresa a responder a esta pergunta.

E assim fizemos. O investimento inicial foi de uma hora por semana para pôr as ideias no papel e 20 minutos, com um telemóvel, para gravar. Depois, a nossa designer faz uma edição muito básica. E já está.

Assim, de um dia para o outro, os vídeos que durante anos pareceram uma coisa do outro mundo começaram a sair.

Neste momento já vamos no 4º, sem ter falhado nenhum.

Obviamente, para já, não são vídeos profissionais: a luz é má, o cenário é pobre, a vedeta (que sou eu) às vezes engasga.

Mas a mensagem passa e – surpresa! – o feedback não tem sido mau. Os vídeos são vistos, ganham comentários e likes, há quem os partilhe. Estão a fazer um bom trabalho para a Hamlet.

Se continuarem assim, estaremos seguros para dar o próximo passo: agora, sim, investir um pouco mais de tempo e dinheiro para melhorar os guiões, o som e a luz, a edição… e, quem sabe, a prestação do artista.

Mas aqui, novamente, a ideia não é dar grandes passos de uma vez. Qualquer melhoria num projeto tem o potencial de o tornar mais complexo. É inevitável. O segredo está em não deixar que a complexidade se torne num pretexto para parar.

Como evitar recaídas

Começar, por si só, é tão decisivo que vai impedir que muitos dos projetos da sua empresa tenham morte prematura.

Para a fase seguinte – não parar – felizmente você tem um aliado na natureza humana: a força do hábito.

É um aliado que começou por ser o inimigo. Uma das razões pelas quais adiamos é que o novo, por definição, contraria os hábitos instalados.

O reverso da medalha é que, quando você associa a um projeto um conjunto de hábitos e rotinas, é essa mesma força que passa a protegê-lo.

Por exemplo: quando, aqui na Hamlet, decidimos fazer os tais vídeos com regularidade, estabelecemos logo que seriam feitos todas as quintas-feiras, e sempre à mesma hora. Bloqueámos essa hora no calendário. Com a regra de que é um compromisso sagrado.

E funcionou: depois do primeiro vídeo a rotina tornou-se automática. Já não passa pela cabeça de ninguém que o vídeo da semana possa não acontecer.

Sintetizando: 8 passinhos para a sua empresa nunca mais adiar um projeto importante

1. Decida: é mesmo importante? Então comece.

• Se não for importante, tire-o da prateleira e ponha-no lixo.
• Se for importante mas não for para fazer agora, defina uma data em que deve ser iniciado. E volte a pegar nele nessa altura.
• Se for importante e prioritário, tire-o da prateleira e comece a realizá-lo.

2. Dê urgência: se é para fazer, comece agora
• Agora, no sentido de “nos próximos minutos”. “Já.” “Now”.
• Ok, se precisar ir à casa de banho antes, vá. E comece em seguida.

3. Defina as condições mínimas
• Quem é o líder?
• Quem mais vai participar?
• Qual é o primeiro passo? (Normalmente é um plano sumário e um cronograma).

4. Comece pequeno
• O seu projeto pode ter uma versão beta? Algo que seja fácil de fazer e ajude a confirmar que o esforço vale a pena? Então comece por aí.

5. Dê passos pequenos com prazos curtos
• No seu plano, defina etapas simples e tarefas relativamente fáceis. 10 DICAS PARA FAZER UMA BOA E-NEWSLETTER
• Estabeleça prazos claros e curtos para cada uma.

6. Controle
• Defina claramente os indicadores de que o projeto está ou não a avançar.
• Defina os momentos (pouco espaçados) em que vai fazendo essa avaliação.

7. Estabeleça rotinas
• Proteja o seu projeto com hábitos: rotinas que ajudem não só o controlo, mas a própria execução.

8. Vá crescendo pequeno
• Completada a etapa beta, avalie: valeu a pena o esforço? Vale a pena continuar?
• Se vale a pena, passe ao próximo nível.
• Seja qual for a ambição agora, use o mesmo princípio: muitos passos pequenos são mais fáceis de dar do que um grande.

Agora que sabe os passinhos a dar, já não tem desculpas. O que é que mesmo que a sua empresa estava a adiar e que pode começar a realizar hoje?

E, se tratar de um projeto que envolva marketing ou comunicação, também já sabe com quem pode contar. Fale com a Hamlet. Hoje.

Jayme Kopke